Kebiasaan Orang: Jarang Menghapus Pesan Email

Blog kali ini kita akan membicarakan tentang kebiasaan banyak orang, yaitu jarang menghapus pesan email. Tidak bisa di pungkiri bahwa penggunaan email dalam satu dekade terakhir naik cukup signifikan dan ditambah adanya pandem Corona menambah daftar kritikal bahwa email adalah salah satu media komunikasi yang bisa dikatakan cukup aman untuk mengirimkan pesan atau data secara ter-enkripsi, baik itu secara 1 to 1 atau secara 1 to many.

Sekarang kita akan membahas rahasia umum yang bisa pelajari dan bisa kita ambil pelajarannya.

Jarang Menghapus Pesan Email

Email adalah alat transaksi yang sifatnya elektronik dan sudah banyak sekali digunakan mulai dari level personal, organisas, hingga perusahaan. Mudahnya mengirimkan suatu pesan atau data file dengan hanya 1x klik saja kini sudah menjadi sangat favorit di kalangan swasta. Baik itu karena kemudahan yang diberikan, kecepatan yang diberikan, serta keamanan yang cukup. Secara umum 3 faktor ini memang faktor penting yang digunakan.

Tapi tahukah kamu, kalau faktanya ada banyak sekali pesan email yang tidak terhapus dan sudah tidak relevan lagi pada para mailbox / kotak pesan para pengguna email kebanyakan? Sebagai contoh, misalnya saya punya email perusahaan dan saya sudah bekerja menggunakan email perusahaan dan untuk kepentingan perusahaan selama 4 tahun. Jumlah inbox pada kotak email saya misalnya sudah mencapai lebih dari 4000 pesan. Dan semua email tersebut tersebar di folder Inbox semua.

Ketika di telusuri, ternyata tanggal email paling lama yang ada misalnya adalah 2 tahun lalu. Pertanyaan : Apakah masih penting email 2 tahun lalu, dan masih valid / relevankah email sejak 2 tahun lalu? Dalam banyak kasus memang tidak valid / sudah tidak relevan. Dan hal seperti ini lebih baik dihapus saja. Namun jikalau ada email yang sangat penting, maka kita bisa membuatkan folder baru (turunan folder inbox) dan berikan judul folder tersebut, lalu pindahkan pesan email tersebut ke folder baru tadi. Sisanya, email yang tidak relevan dan tidak perlu disimpan lebih dari 1 tahun sebaiknya di hapus.

Mengapa Harus Dihapus?

Ada banyak faktor mengapa email yang sudah terlalu lama dan tidak begitu penting harus di hapus. Faktor pertama adalah ketersediaan. Karena pada dasarnya tiap pengguna email perusahaan diberikan jatah storage yang terbatas. Walaupun perusahaan mengatakan setiap karyawan punya jatah 1 GB, namun nyatanya ketika ada lebih daei 1000 karyawan atau lebih dan tiap 1 orang diberikan 1 GB maka sudah habislah itu 1 TB disk. Semakin banyaknya email yang disimpan hal itu membuat dampak negatif pada ketersediaan storage email server perusahaan tersebut.

Faktor kedua adalah kecepatan baca disk. Saya cukup yakin bagi kebanyakan orang masih menggunakan storage tipe HDD (bukan SSD) untuk menyimpan email atau jika perusahaan tersebut karyawannya cukup banyak. Karena dari segi cost, sangat disayangkan kalau storage email menggunakan SSD dimana jumlah karyawan tersebut sangat banyak, misalnya mencapai ribuan. Dampak yang dihasilkan ketika email perusahaan yang terisi sudah sangat banyak adalah adanya penurunan performa disk. Bukan karena faktor cacat pabrikan, namun lebih ke terbaginya kecepatan baca disk secara general ke sub user email. Saya kasih contoh HDD 1 TB punya kecepatan rata-rata 70-120 MB/detik. Sedangkan karyawan perusahaan yang punya email ada 1000 orang. Setiap hari orang bekerja menggunakan email. Jika 1 orang di perusahaan tersebut membuka email yang cukup banyak ditambah attachment file, misal kita kasih 1 orang rata-rata 512 KB / detik. Berarti 2 orang yang membuka email adalah 1 adalah 1 MB/detik. Kemudian kalau ada 100 orang saja itu sudah 100 MB/detik di waktu yang bersamaan. Bagaimana kalau 1000 orang? Berarti 1000 MB/detik. Tapi kecepatan baca disk tipe HDD biasanya mentok di 70-120 MB/detik. Nah ini maksud saya.

Faktor ketiga adalah performa server. Banyak orang menganggap kalau penggunaan email pada skala server sangat kecil. Di sini kita membicarakan proses CPU yang digunakan untuk mengolah email dari email masuk, dibaca, di hapus, hingga di kirim ke penerima email. Faktanya, ketika ada 100 orang yang mengakses email (misal di webmail) secara bersamaan, dan bisa di katakan cukup intense, maka tentu saja memakan resource server (cpu) cukup besar juga. Karena untuk mengalokasikan proses secara bersamaan dalam waktu yang bersamaan, sudah dipastikan proses CPU server akan bekerja lebih extra. Dan ketika alokasi semua CPU server sudah terpakai pada proses exisitng /sebelumnya, maka pada proses selanjutnya alokasi CPU server kurang. Efeknya orang setelahnya yang mengakses email akan mengalami yang namanya wait and load time. Istilah orang biasa bilang lemot.

Disiplin Dalam Kelola Email

Pada umumnya 3 faktor utama yang saya jabarkan di atas adalah kejadian dominan yang sangat sering terjadi. Saya bisa memberikan fakta di atas karena hasil pengalaman kerja saya bertahun-tahun sebagai system administrator dan system engineer. Maka dari itu, menurut saya sudah sepatutnya kita menerapkan disiplin dalam hal kelola email. Bukan untuk kebaikan penyedia email, namun lebih ke sisi pelanggan atau pengguna email tersebut. Karena dengan meminimalisir 3 faktor di atas, paling tidak email kita mempunyai layanan yang reliable dan sebagai pengguna email bisa mengoptimalkan kinerja dalam hal akses email.

Semoga bermanfaat.